Organizasyonel Yapılanmalarda Zehirli (Toksik) İletişim

Zehirli (Toksik) İletişim Nedir?

Toksik kelimesi genel olarak diğer çalışanlar üzerinde, sözlü veya davranışsal olarak zarar verici yapıya sahip olan çalışanlar için kullanılmaktadır. Dedikodu ve söylenti gibi sözlü iletişim ile hissettirilen aynı zamanda da sözsüz iletişim unsurları ve davranışlar ile ortaya konulan zehirli (toksik) iletişim, çalışanları ve buna bağlı olarak da organizasyonel yapılanmaları olumsuz olarak etkileyen önemli bir kavramdır. Toksik iletişim, sadece dedikodu ve söylenti gibi sözel ifadeleri içermemekte, aynı zamanda kişilerin birbirlerine karşı gerçekleştirdiği olumsuz ve yıkıcı davranışları da kapsamaktadır.

Bir kurumda toksik iletişime neden olabilecek yapılara baktığımızda;                                                                                                                     

Bilgi eksikliği: Çalışanların işyerinde neler olduğunu bilmedikleri durumlarda, durum hakkında spekülasyonlarda bulunması ile söylentiler ortaya çıkar.

Güven duygusunun olmayışı: Çalışanlar organizasyondaki her olayı negatif olarak algılama eğiliminde olup endişelerini birbirleri ile paylaşırlar.

Çelişkiler: Bilgi güvenilir ve net olmadığında genelde çelişki içerir.

Organizasyonel yapılanmalardaki toksik iletişim, dedikodu ve söylentilerin zararlı bir şekilde organizasyonel yapılanmada yayılmaya başlaması ile ortaya çıkmakta ve hem yöneticilerin hem de çalışanların davranışlarına yansıyıp birbirleri ile olan etkileşim sürecinin kalitesini azaltarak, organizasyonel yapılanmadaki sağlıklı iletişim atmosferi, kurumsal başarı ve idealize edilen kurum iklimi üzerinde yıkıcı etkiler yaratmaktadır.

Zehirli (Toksik) Organizasyonel Yapılanmalar ve Genel Özellikleri

Bir organizasyonel yapılanmanın toksik olarak nitelendirilebilmesi için, buradaki iletişimin; kişiler hakkındaki olumsuz bilgilerin yayılmasına ve zarar verici söylemlerin üretilmesine odaklanması gerekir.

Bu tarz yapılanmalarda çalışanlar işten daha çok zamanlarının büyük bir bölümünü diğerleri hakkında gerçek/gerçek olmayan söylentiler ile geçirmektedir. Bununla birlikte, organizasyonda takım ruhu ve işbirliğinden uzaklaşılarak çıkarlara dayanan ilişkilerin kurulduğu görülmektedir. Bir yapılanmanın toksik olmasında tek bir kişi dahi etken olabilmektedir. Bir kişinin varlığı bulaşıcı bir hastalık gibi kurumun iklimini zehirlemek için yeterli olmaktadır.

Toksik bir işyerinde çalışanlar; birbirleri ile yüz yüze iletişim kurmaktan kaçınmakta sadece işine adapte olmakta ya da tam tersi bir şekilde işten çok birbirleri ile ilgili söylentilerle oyalanarak işe gereken önemi vermemektedirler.

Toksik İletişim Sürecine İşaret Eden Faktörler;

• Problem çözme ve karar verme sürecinde kaçınma davranışı,
• Kurum içinde zayıf ve kötü bir iletişim (aşağılayıcı ifadeler, kaba konuşmalar, iletişim halinde olmama, vb.),
• Kişiler arası ilişkilerde yönlendiricilik,
• Organizasyonel yapıdaki gerçek ya da asılsız dedikodu ve söylentilerde artış olması ve bu   durumun alelade yapılması,
• Kişilerin davranışlarında kendi odaklı davranışların artması,
• Yüksek sayıda kişisel çatışma,
• Birbirine benzeyen kişiliklerin varlığının artması,
• Yüksek oranda çalışan devamsızlığı ve personel değişimi,
• Daha önceden gönüllü olarak mesaiye kalan insanların, mesaiden kaçınmaları,
• Verimsiz ve kötü performanslı çalışma,
• Kadro ve terfi savaşları,
• Çalışanların tazminat davalarında artış,
• Görevlerin ve sorumlulukların korkuya (maddi/manevi) dayalı olarak gerçekleştirilmesi ve görev dışında herhangi bir iyileştirme sürecinde bulunulmaması.

Sözü edilen bu unsurların olduğu yapılanmalarda ast ve üstlerin; güven, işbirliği, dayanışma ve takım ruhu gibi bir kurumu kaliteli sosyal ilişki bağlarından giderek uzaklaşacakları ve zehirli iletişimin yayılması ile kurum geneline olumsuz duyguların hakim olacağı ileri sürülebilmektedir.

Organizasyonel Yapılanmalarda Kimler Zehirli (Toksik) ?

Toksik iletişim, kurumun genel yapısını ve işleyişini tehdit eden olumsuz bir iletişim süreci olarak, farklı konumlara sahip çalışanlar, liderler ve yöneticiler üzerinde olumsuz etkiler yaratmaktadır. Bununla birlikte, toksik mesajlar kurumda yavaş yavaş yayılarak kurumu olumsuz yönde etkilemekte ve zaman içinde kurum kültürü haline gelmektedir.

Liderlerin, yöneticilerin ve çalışanların toksik iletişim sürecinde gösterdikleri tepkiler birbirine benzerlik göstermekle birlikte, bazı farklılıklar da söz konusudur.

Toksik liderlerin bazı özellikleri;

• Organizasyonun tüm aşamalarında kontrol sahibi olmak ister,
• Problemler ortaya çıktığında bir suçlu ya da suçlayacak birilerini arar,
• Asla kendisi hata yapmaz, hataları hep çevresindekiler yapar,
• Gerçek koşulları ve nedenleri göremez,
• Diğerlerini dinlemez, kendisi konuşur,
• Kimseye güvenmez.

Toksik yöneticiler ise; organizasyonel yapılanmadaki başarıları kendi başarısı saymakta ancak başarısızlık durumunda ise çalışanları suçlamaktadır. Toksik yönetici genellikle kısa dönemli hedeflere odaklanmakta bu da kurumdaki verimliliğin ve iş devir oranın düşmesine neden olmaktadır.

Diğer bir ifade ile bu yöneticilerin çalışma yaşamındaki ilişkilerde yapıcı ve destekleyici olamadıkları ve duygusal bir denge kuramadıkları görülmektedir. Genellikle söyledikleri ve yaptıkları birbirini tutmadığından, aldıkları kararlar mantıklı açıklamalara dayandırılmadan değişikliğe uğrayabilir.

Toksik yöneticilerin bazı özellikleri;

• Saygısız davranışlar (aşağılamak, küçük düşürmek vb.),
• Sözsüz ipuçları (üstünlük ifade eden jest, mimik ve davranışlar vb.),
• Savunmacı beden dili (göz temasından kaçınmak, çalışan konuşurken onu dinlemek yerine kağıda notlar almak vb.),
• Olumsuz tutum (iş tatmininin olmaması, genel bir coşku eksikliği vb.),
• Aşırı sinirlilik (sözlü ve sözsüz iletişim ile sinirlilik halini desteklemek, çalışanları strese sokan davranışlarda bulunmak vb.),
• Diğerlerine güvenmemek (kendi çalışanlarından utanmak, takım lideri olan çalışanlarına bile yetki vermemek vb.),
• Korkuyu bir motivatör olarak kullanmak (çalışanlara saygı ve güven duymadığı için, onları topluluk önünde küçük düşürmek, işten çıkarmakla tehdit etmek vb.),
• Kelime seçimleri (her cümleye olumsuz mesajla başlamak, çalışanların kafasını karıştırmaya çalışmak, güvenlerini ve kuruma bağlılıklarını yok etmeye çalışmak vb.),
• Aşırı samimiyet (çalışanlarına duygusal baskı yaparak, onların isteklerini yok saymak ve kendi isteklerini yaptırmaya zorlamak vb.),
• Kendi yanına çekmek (kendi fikirlerini çalışanlardan daha önemli göstermeye çalışmak, çalışanlara yanıldıklarını söylemek, çalışanların sözlerini kesmek vb.).

Toksik çalışanlar ise;  toksik iletişimin kurum içinde yayılmasında yöneticilerden daha etkilidirler. Toksik özellikler gösteren çalışanların, her şeyden önce özsaygılarının ve öz farkındalıklarının düşük olduğu söylenebilmektedir.

Genelde toksik çalışanların, hiçbir konuda yeterince iyi olmadıklarını düşünmeleri, diğer çalışanlar üzerindeki kontrollerini kaybetmek istememeleri nedeniyle korku duydukları ve bu korkunun itici gücüyle organizasyonel yapılanmadaki iletişim yapısını zehirleyen olumsuz davranışlarda bulundukları ileri sürülebilmektedir.

Toksik özellikler gösteren çalışanları tespit edebilmek için, toksik çalışanların temel özelliklerini bilmek gerekmektedir.

Toksik çalışanların bazı özellikleri;

• Kendisine, çalışma arkadaşlarına ve yöneticilere hissedilen aşırı güvensizlik duygusu ve şüphecilik (yersiz ve temelsiz paranoyalar),
• Tedirginlik (her hareketinin takip edildiği ve yargılanacağı endişesi),
• Savunmacı kişilik yapısı (kendinden kaynaklanan hataları kabul etmemek, bahane bulmak, suçu diğer çalışanlara atmak vb.),
• Görev, işbölümü ve sorumluluklardan kaçmak (kendi özel işlerini diğer arkadaşlarına yaptırarak onları kullanmaya çalışmak vb.),
• Yöneticiye kendisini gösterebilmek için bireysel çalışmayı istemek (takım çalışmalarında oyunbozanlık yapmak, işbirliğine yanaşmamak vb.),
• Diğer çalışanların mahremiyetine saygı duymamak (kendisine verilen sırları herkese anlatarak çalışma arkadaşlarını zor durumda bırakmak),
• Çalışma arkadaşları hakkında asılsız dedikodu ve söylentiler çıkarmak,
• Müşterilere ve diğer çalışanlara firmaya ait özel bilgileri vermek ve firmayla ilgili dert yanmak,
• Aşırı hırs ve kıskançlık/aşırı öfke ve stres,
• Önceden kestirilemez davranışlar (ruh durumunun çabuk değişmesi),
• Toleranssızlık (hoşgörü eşiğinin düşük olması),
• Mobbing (duygusal yıldırma-fiziksel ya da ruhsal taciz ve tehditler, herkesin arkasından konuşmak ve bunun diğer çalışanlar tarafından bilinmesini sağlayarak rahatsızlık vermek vb.),
• Diğer çalışma arkadaşlarını aşağılayıcı sözlü ve sözsüz mesajlar (amacını aşan şakalar ya da rahatsızlık verecek bakışlar vb.),
• Çalışma arkadaşlarını yok saymak (kapalı ortamda sigara içmek, yüksek sesle müzik dinleyerek diğerlerini engellemeye çalışmak vb.),
• Genelde firmanın yaptığı hiçbir iyileştirmeden hoşnut olmamak ve her şeyi eleştirmek (şirket etkinliği, opsiyonel uygulamalar, motivasyon çalışmaları, vb.),
• Kurum kültürüne aykırı davranmak (işe zamanında gelmemek, öğle tatillerini keyfi uzatmak vb.),
• Depresif kişilik ve kötümserlik (her şeyi en olumsuz tarafıyla değerlendirmek vb.),
• Saldırgan davranışlarda bulunmak (kurum içinde başkalarıyla ilişkiyi kesme, kötü sözler söyleme, sessiz kalma, konuşurken sözlerini kesme.

Toksik çalışanlar da tıpkı toksik liderler ve yöneticiler gibi, diğer çalışanları kendileri gibi olmaya zorlayarak organizasyonel yapılanmada zamanla tüm olumlu duygu ve düşünceleri ortadan kaldırmaya neden olabilmektedirler.

Toksik iletişimi önlemede, yöneticilerin iletişime açık ve gözlemci olmaları en önemli koşuldur. Toksik iletişime dair ilk belirtide, çalışanlar ile ne olduğuna dair özel ve genel konuşmalarla ilgilenilmeye başlanmalıdır.

ORGANİZASYONEL YAPILANMALARDA  ZEHİRLİ (TOKSİK) İLETİŞİMİ ÖNLEMEYE YÖNELİK ÖNERİLER 

Toksik iletişim; organizasyonel yapılanmadaki; güveni, saygıyı, anlaşmayı, işbirliğini, iş tatminini ve her şeyden önemlisi, performans ve başarıyı giderek azaltıp sonunda yok eden bulaşıcı bir hastalık olarak değerlendirilebilir. Toksik iletişimden ve olası yıkıcı etkilerinden kurtulmak için, kurumsal iletişim planları içerisinde toksik etkileri tanımaya ve önlemeye yönelik çalışmaların yapılması, organizasyonel yapının sağlıklı bir şekilde devamı için önemli bir etkiye sahiptir.

• Toksik İletişimi Fark Etmek: Organizasyonel yapıyı giderek hâkimiyeti altına alan toksik iletişim biçiminin ilk sinyalleri fark edilmelidir. İlk sinyaller genellikle kişilerin maruz kaldıkları mesajların rahatsızlık yaratması ile hissedilebilir. Çalışanlar bu mesajlarla ilk karşılaşmada genel olarak iki tepki göstermektedir. Birincisi, sessiz kalarak mesajı anlamaya çalışmak, ikincisi ise bu tür mesajlara bir eğilimi olmasından dolayı mesajın gelişimine katkıda bulunmaktır.
• Sınır Koymak: Toksik iletişimi seven ve buna dahil olmaktan hoşlanan kişilere, bir kurumda ne yapabileceklerini ve ne yapamayacaklarını bilmelerine yönelik sözlü ve sözsüz mesajlar iletilmelidir. Toksik iletişime neden olan ya da toksik iletişime dahil olan çalışanların neden bu süreçte yer aldıklarını sorgulaması sağlanmalı ve devam etmemesi yönünde teşvik edilmelidir.
• Açık Uçlu İletişimden Kaçınmak: Kaynağın gönderdiği mesajlar, alıcı ya da alıcıların düşüncelerine bırakılmamalı, yoruma açık olmayan kesin ve net ifadeler kullanılmalıdır. Böylece alıcıların yorumlarına değil, gerçeklere dayalı mesaj ve bilgiler iletilerek; dedikodu, söylenti ya da yanlış anlaşılmaların önüne geçilebilecek, dolayısıyla zehirli mesajlardan kaçınmak mümkün olabilecektir.
• Kişileri Yargılamaktan Kaçınmak: Ortamda bulunmayan üçüncü kişiler hakkında yargılayıcı yorumlar yapmaktan kaçınmak gerekir. Böyle bir ortamda kalındığında ise, kişinin kendisine ve çevresindekilere, konuşulan kişi buradayken de aynı yorumları yapıp yapamayacaklarını sorması, karakterlerin yorumlanmasını ve yargılanmasını durduracaktır. Bu da kişileri yüz yüze iletişime yönlendirecek ve toksik iletişimi zayıflatacaktır.
• Azarlamaları/Küçük Düşürmeleri Durdurmak: Eğer lider/yönetici bir çalışanı azarlıyorsa, bundan rahatsızlık duyulduğunu belli etmek ve o ortamdan ayrılarak tepki göstermek, yapılanın yanlış bir şey olduğunun fark edilmesini ve bu tür bir davranışın bir daha yaşanmamasını sağlayabilecektir. Bu da toksik iletişimi azaltacak etkili bir yöntemdir. Çünkü kurumdaki bir çalışan olarak böylesi bir olaya seyirci kalınması, azarlanan çalışanlarla diğer kişiler arasında derin uçurumlar yaratabilir ve toksik iletişime zemin hazırlayabilir. Bu nedenle her şeyden önce lider/yöneticilerin, bir çalışanı diğer çalışanların yanında azarlayarak küçük düşürmekten kaçınmaları gerekmektedir.
• Organizasyonel Yapılanmayla İlgili Diğerlerini Etkileyecek Olumsuz Söylem ve Davranışları Durdurmak: Eğer bir çalışan yada lider/yönetici diğer bir çalışana, organizasyonel yapıyı eleştiriyor, karalıyor ve olumsuz konuşmalarda bulunuyorsa buna diğer gözlemci olan kişinin müdahelede bulunarak, yapılan davranışın yanlışlığı noktasında ilgili kişiyi uyarması, bu davranışın devam etmesi halinde üst mercilerle durumun paylaşılması gerekmektedir.
• Sanal Ortamda Gerçek Olmayan Mesajların Aktarılmasını Önlemek: Sanal ortamda (mail, web siteleri, forum siteleri, bloglar vb.) edilen sohbetlerde üçüncü kişiler hakkında konuşmak çok daha kolay olmaktadır. Sanal ortamda zehirli mesajların yayılması, üçüncü kişinin orada bulunmaması ve kişilerin yüz yüze olmaması nedeni ile daha kolay olmaktadır. Bu durum dedikodunun kolay bir şekilde üretilip yayılmasını sağlamaktadır. Böyle bir durumla karşılaşıldığında, sohbeti kesip yüz yüze konuşmanın daha uygun olacağını belirtmek dedikodu yapan kişiyi durdurabilir. Lider/yöneticilerin de çalışanların sanal ortamdaki iletişimleri ile ilgilenmeleri ve toksik iletişime yol açan çalışanlar için gerekli önlemleri almaları sağlıklı iletişim açısından büyük önem taşımaktadır.
• İlişkiyi Bitirmek: Toksik iletişimi bir alışkanlık haline getirmiş kişilerle kurulan iletişimde yukarıda sözü edilen önlemlerin alınması engelleyici olmuyorsa, bu durumda bu kişilerle gerekirse iş süreci sonlandırılmalı ve bu durumu devam ettiren diğer kişilere de aynı yaptırım uygulanmalıdır.

Toksik iletişimin önlenebilmesi için lider ve yöneticilerin; kurum kültürünü oluşturarak, kurumsal standartları belirlemeleri ve bu konuda taviz vermemeleri büyük önem taşımaktadır. Bir yapının sürekliliğinde ve gelişerek ilerlemesindeki en etkili faktör, sağlam, kalıcı ve temel değerlerden taviz vermeyen bir şirket kültürünün oluşturulup korunmasıdır. Temel değer ve inançlar nasıl kurum kültürünün özünü oluşturuyorsa, yöneticiler ve liderler de bu değerleri simgelemekte, ortaya koyup o kültürün gücünü temsil etmektedir.

Bu doğrultuda lider ve yöneticilerin, toksik çalışanları belirleyip bu kişilerle ivedilikle iletişim kurmaları ve başarılı dahi olsalar, bu çalışanların toksik iletişime yol açan davranışlarının kurumda kabul edilemeyeceğini anlatmaları gerekmektedir. 

Lider ve yöneticilerin toksik iletişime yol açan çalışanlarla yüz yüze iletişim kurması, yargılayıcı olmadan dinlemesi ve toksik iletişimin kuruma ve çalışanların bireysel kariyerlerine ne gibi olumsuz etkiler yaratabileceğini anlatarak kurumsal birliğin önemini hatırlatması oldukça önemlidir. Bunlara rağmen toksik çalışanların diğer çalışanlara saldırıları devam ediyorsa ya da davranışlarında bir değişme yoksa; liderler ve yöneticiler insan kaynakları birimi ile iş birliği içerisinde hareket ederek durumla ilgili aksiyon planı oluşturmalıdır.                                                                                                                                                                      

İK- Lina Yıldız